Condition d'utilisation de la plateforme SAMAPIECE

Préambule

Le guichet électronique SAMAPIECE est un télé-service mis en place par EMS Sénégal filiale de La Poste au Sénégal, afin de simplifier aux citoyens la procédure d’obtention de certains documents administratifs (Etat civil et Tribunaux, et Lieux de légalisation).
Ce Service permet aux citoyens de commander en ligne leurs documents d’état civil (Extrait de naissance, Certificat de célibat, certificat de mariage et certificat de décès) . Les commandes effectuées par les citoyens sont transmises directement et de manière électronique et systématique à l’agence de EMS ou de la poste indiquée par le citoyen dans sa commande.
Remarque : Si les informations renseignées par le citoyen sont erronées la commande sera rejetée et la transaction annulée (Document joint illisible).
Le bureau d’état civil ou le Tribunal produit les documents demandés selon ses moyens de travail habituels et les remet à l’agent de EMS ou de la Poste qui les transmet par courrier recommandé postal au citoyen demandeur, qui les reçoit sur présentation d’une pièce d’identité.
Dans le cas d’une personne mineure la commande doit être formulée par l’un de ses parents.

Définitions

Documents administratifs :

Le Client : Tout citoyen ayant commandé les Documents administratifs
Les Parties : EMS Sénégal ou La Poste et le Client
Le guichet électronique, appelé ci-après le « Service »  : Site web public à travers lequel le Client pourra commander les Documents administratifs et régler les droits et les frais y afférents, pour recevoir ces documents par courrier recommandé.

Objet

1. Les présentes conditions générales régissent les rapports entre les Parties en relation avec la commande des documents administratifs via le guichet électronique.
Le présent document a pour objet de définir les droits et obligations des parties dans l'ensemble des transactions réalisées via le site du guichet électronique SAMAPIECE.
Toute commande réalisée sur ce site suppose l’acceptation inconditionnelle et irrévocable des présentes conditions par le Client.

 

 

Paiement du Service

2. L’utilisation du Service est payante. Une partie des frais inhérents au service est supportée par le citoyen et concerne les éléments suivants :
Les droits de timbres perçus par la commune qui délivre le document commandé
Les frais du courrier recommandé
Les frais de gestion du service
Les commissions liées aux moyens de paiement électronique

Modalités d’utilisation du Service

3. Le Service est ouvert aux personnes physiques enregistrées :
- dans les registres d’état civil du Sénégal.
- dans les registres des tribunaux du Sénégal
4. Un citoyen ne peut passer une commande que pour lui-même ou pour l’un de ses enfants âgé de moins de 18 ans le jour de la commande ou un de ses ascendants (père ou mère).
5. Le citoyen qui passe une commande doit renseigner de manière exacte et précise les informations suivantes :

6. Dans le cas où le citoyen saisit des informations erronées lors de sa commande, il ne peut réclamer le remboursement des frais payés.
7. L’utilisation du service requiert une connexion et un navigateur internet. Afin de garantir un bon fonctionnement du Service, il est conseillé d'utiliser les versions de navigateurs suivantes :

Responsabilité

8. La société EMS et la Poste et les structures administratives déclinent expressément toute responsabilité pour toute erreur susceptible de figurer dans la commande, relative aux informations susmentionnées communiquées par le Client. Dans ce cas, le Client ne peut réclamer le remboursement des frais payés.
9. La société EMS et la Poste ainsi que les structures administratives dégagent leur responsabilité en cas de force majeure.

Délai d’exécution d’une commande

10. La durée de traitement d’une commande est composée de :
-  la durée de production par la structure administrative des documents demandés
-  et la durée d’acheminement du courrier recommandé par EMS Sénégal.
11. A titre indicatif, la durée (en jours ouvrables) de traitement au niveau des structures administratives est de 24h à 48h, et le délai de livraison par courrier recommandé par EMS ou la Poste est de 1 à 2 jours au niveau national si le destinataire est présent à son domicile au moment de la livraison. Le délai total sera évalué entre 3 et 5 jours.
12. La durée approximative ne comprend pas les week-ends, les jours fériés et les jours de grève.

Protection et sécurité des données à caractère personnel

13. Les données à caractère personnel communiquées par le Client, nécessaires au bon déroulement des transactions objet des présentes sont conservées par EMS et la Poste qui les traitent de façon confidentielle.
14. EMS Sénégal et La Poste s'engagent à prendre toutes les mesures nécessaires permettant de garantir la sécurité et la confidentialité des informations fournies par le Client.
15. EMS Sénégal et La Poste s'engagent à n'opérer aucune commercialisation des informations transmises par le Client au moyen du Service, et à ne pas les communiquer à des tiers, en dehors des cas prévus par la loi.

Commande et usage illicites des documents administratifs

16. toute personne qui se fait délivrer indûment ou tente de se faire délivrer indûment un ou plusieurs documents administratifs, soit en faisant de fausses déclarations, soit en prenant une fausse identité, soit en fournissant de faux renseignements sera punie selon la réglementation en vigueur.
17. Toute personne qui fait usage d’un tel document, le sachant obtenu dans les conditions précitées, ou établi sous un nom autre que le sien sera punie selon la réglementation en vigueur.

 

Paiement électronique

18. Pour régler votre commande ; vous pouvez sélectionner les moyens de paiement proposés par le Service.
19. Pour ceux qui souhaitent payer par carte bancaire, nous leur proposons de créer un compte Paypal lié à la carte, prépayée de préférence, avant de payer avec le compte paypal pour plus de sécurité.
20. Le Client qui passe la commande garantit qu’il dispose des autorisations éventuellement nécessaires pour utiliser le mode de paiement choisi par lui, lors de la validation de la commande.
21. Les données enregistrées par EMS Sénégal sur sa plate-forme concernant les commandes relatives au guichet électronique constituent la preuve des transactions financières effectuées.
22. Les dispositions relatives à l’utilisation frauduleuse sont celles prévues dans les conventions conclues entre le demandeur et l’émetteur de la carte.

Traitement des réclamations

23. Les Clients peuvent déposer en ligne leurs réclamations qui seront traitées, selon leur nature, par les entités compétentes sur l'adresse email établie à cet effet au reclam(at)samapiece.com.

Livraison

24. La distribution des documents administratifs demandés sur le guichet électronique se fait via courrier recommandé vers le national et l’international par EMS Sénégal et la Poste.
25. Le courrier recommandé est un courrier tracé et doté d’une valeur juridique.
26. La remise se fait en main propre au destinataire contre présentation d’une pièce d’identité.
27. Si le destinataire n’est pas présent à l’adresse de distribution lors du passage du facteur, le courrier recommandé contenant les documents administratifs est mis en garde dans une agence proche de l’adresse de distribution.
28. Le délai de garde d’un courrier recommandé est de 7 jours, passé ce délai, l’envoi sera versé au service des rebuts de EMS Sénégal.

Autres dispositions

29. Les transactions objet des présentes sont soumises au droit sénégalais.
30. EMS Sénégal et la Poste peuvent modifier les présentes conditions générales et les prix courants à tout moment. Elles sont réputées être acceptées par le Client dès qu’il a validé sa commande.